Compliance Management

Das Compliance-Management bei Deutsche Post DHL Group umfasst die Regeln, Normen und Prozesse, welche die Einhaltung der Rechtsvorschriften und Richtlinien im Konzern sicherstellen sollen.

Der Schwerpunkt liegt dabei auf einem werte- und risikoorientierten Ansatz; das Compliance-Management dient dazu, dass wir uns richtig verhalten und unser Handlungsauftrag gesellschaftlich legitimiert ist.  

Compliance ist im Gesamtkonzern auf globaler Ebene verankert.

  • Die Umsetzung des Bekenntnisses zu verantwortungsbewusstem, ethisch einwandfreiem und rechtmäßigem Verhalten wird im Rahmen des Compliance-Managements sichergestellt. Es basiert auf einer Reihe von anerkannten Grundelementen:

    Elemente des Compliance-Management-Systems
  • Recht und Gesetz erfordern ebenso wie unser Code of Conductundefined und unsere internen Richtlinien, dass die Führungskräfte und Mitarbeiter von Deutsche Post DHL Group die geltenden Vorschriften einhalten. Als eines der weltweit führenden Unternehmen seiner Branche begegnet Deutsche Post DHL Group aber auch steigenden Anforderungen, die Investoren, Kunden und Geschäftspartner an das Unternehmen stellen. Mit dem Aufbau eines Compliance-Management-Systems bei Deutsche Post DHL Group wollen wir diesen Herausforderungen und möglichen Risiken adäquat Rechnung tragen.

    Um die besondere Bedeutung der Korruptionsprävention hervorzuheben, wurde bereits im Jahr 2009 die Antikorruptionsrichtlinie eingeführt, um Situationen zu vermeiden, die die Integrität unseres Verhaltens in Frage stellen können.  Des Weiteren beinhaltet diese Richtlinie Regeln zur Überprüfung unserer Geschäftspartner, einschließlich Subunternehmer, Joint Venture-Partner, Agenten und Berater.

    Die Richtlinie Kartellrecht aus 2018 ersetzt die Wettbewerbsrichtlinie von 2009 und regelt die grundsätzliche Verpflichtung, den Wettbewerb am Markt nicht zu beschränken.

  • Von unseren Führungskräften erwarten wir, dass sie sichtbares Vorbild in Haltung und Werten sind, die Unternehmenskultur von Deutsche Post DHL Group in allen Belangen unterstützen und unsere Leitlinien an Mitarbeiter und Geschäftspartner weitergeben. Damit unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner die Compliance-Regeln verstehen und einhalten, unterstützen wir sie mit gezielter Kommunikation und Schulungen. Außerdem ermutigen wir unsere Mitarbeiter, gegenüber Verstößen wachsam zu sein und diese zum Beispiel über unsere Compliance-Hotline zu melden. Dies ist die Basis für eine gelebte Compliance-Kultur im gesamten Konzern, deren Grundlage sich im  Code of Conductundefined findet.

  • Compliance ist originäre Führungsaufgabe und Verantwortung aller Führungsgremien im Konzern. Die Verantwortung für die Ausgestaltung des Compliance-Management-Systems liegt beim Chief Compliance Officer, der direkt an den Finanzvorstand berichtet. Unterstützt wird er vom Global Compliance Office, das konzernweit Standards für das Compliance-Management entwickelt und die entsprechenden Aktivitäten der Unternehmensbereiche begleitet.

    In jedem Unternehmensbereich gibt es einen Compliance Officer, der lokal auf weitere Ressourcen zurückgreifen kann und regelmäßig an seinen divisionalen Vorstand berichtet. Die Aktivitäten und Berichtsinhalte der divisionalen Compliance Officer und des Global Compliance Office fließen in den Quartalsbericht an den Gesamtvorstand sowie in den jährlichen Bericht an den Finanz- und Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats ein.

  • Die kontinuierliche Untersuchung und Bewertung des konzernspezifischen Risikoprofils ist zentraler Bestandteil des Compliance-Management-Systems; das System ist dabei auf die Themen Wettbewerbs- und Kartellrecht, Bestechung und Korruption sowie Betrugs- und Unterschlagungstatbestände zu Lasten des Unternehmensvermögens ausgerichtet.

  • Auf Grundlage der identifizierten Deutsche Post DHL Group Compliance-Risiken werden Grundsätze und Maßnahmen eingeführt, die risikominimierend wirken (z.B. Geschäftspartner-Screening) und damit der Prävention von Compliance Verstößen dienen.  In der Auswahl seiner externen Geschäftspartner ist der Konzern außerordentlich sorgfältig und wählerisch.  Ein spezifisches Compliance-Screening für Subunternehmer, Joint Venture-Partner, Agenten, Berater oder andere externe Geschäftspartner greift, wenn bestimmte, in der Antikorruptionsrichtlinie festgehaltene Kriterien erfüllt werden.  Zudem wird über den Code of Conduct für Lieferanten - in Zusammenarbeit mit dem Konzerneinkauf - sichergestellt, dass unsere Lieferanten und Subunternehmer die Erwartungen von Deutsche Post DHL Group kennen und erfüllen.

    Das Compliance-Programm umfasst zudem Maßnahmen zur Identifizierung und Bearbeitung von Compliance-Verstößen (Meldewesen für Compliance-Verstöße).

  • Jeder relevante Mitarbeiter und externe Geschäftspartner ist über das Deutsche Post DHL Group Compliance-Programm informiert.  Die Weitergabe von notwendigen Informationen sowie das Sicherstellen, dass das Compliance-Programm – und damit die entsprechenden Aufgaben im Compliance-Management-System – verstanden werden, stehen bei der Compliance-Kommunikation im Vordergrund. Ein spezielles Online-Trainingsprogramm wurde entwickelt, um relevante Zielgruppen bzgl. der allgemeinen Integritätsstandards des Konzerns sowie zu weiteren spezifischen Themen wie Korruption und wettbewerbsrechtlichen Aspekten zu schulen.

  • Die Struktur der Compliance-Organisation sowie des Compliance-Programms ist auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Deutsche Post DHL Group abgestimmt. Zusätzliche Maßnahmen, um Compliance-Risiken zu vermeiden, werden aus den Ergebnissen der Compliance-Risikoanalyse sowie den Compliance-Audits abgeleitet.

    Zudem werden Erkenntnisse aus den gemeldeten Verstößen genutzt, um das Compliance-System laufend zu verbessern und weiterzuentwickeln sowie die Integrität und Nachhaltigkeit des Compliance-Programms zu gewährleisten.

  • Schicken Sie uns gerne eine E-Mail, falls Sie Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen geben möchten oder weitere Informationen über das Deutsche Post DHL Group Compliance Management System wünschen.